WorkOrder está hecha exclusivamente para proyectos de construcción. Tiene todas las herramientas necesarias para llevar a cabo este tipo de tareas y nos brinda constantemente información actual de vehículos, repuestos, tiempo, hs trabajo, costos, ganancias e inventario. Más que una base de datos, entraña una metodología de trabajo y organización. Tiene entre otras cosas la capacidad de ser bilingue: Español-Inglés, lo que la hace única en su tipo.

GENERALES

Las mismas no serán necesarias para los usuarios cotidianos de bases de datos Access, pero sí para aquellos que por primera vez utilicen una de ellas.

Formulario es una ventana en la cual se pueden ingresar datos para almacenarlos.

Campos es toda cuadrícula por lo general rectangular donde se escriben los datos.

Informe son las combinaciones y cálculos que se desprenden de los datos ingresados en un formulario.

Los formularios están basados en tablas que es el lugar donde se almacenan los datos y se encuentran ocultas para el usuario. Los datos que se ingresan en los campos de un formulario se llaman registros y puede haber un sinnúmero de ellos, dependiendo de la capacidad de almacenamiento de la PC donde esté instalada la base de datos o hasta que la misma llegue a un tamaño de 1 Gb.

Selector de registro: éste se encuentra al pié de cada formulario en la esquina izquierda.

Apretando el botón derecho del mouse en cualquier parte de un formulario o informe se tendrá un menú de herramientas muy útiles para el usuario, como "imprimir", "copiar", "guardar", "cerrar", etc.

IMPORTANTE: Cumplimos en poner en su conocimiento que si usted por alguna razón necesita reinstalar esta base de datos ésta será sobre escrita por lo que perderá todos los datos que haya ingresado, de lo cual no nos hacemos responsables. Si usted tiene algún problema y necesita reinstalar, contáctenos.

Con estos conocimientos básicos usted ya puede empezar a trabajar en la base de datos, si desea acrecentar sus conocimientos puede, en principio, hacerlo a través del ayudante de Office o en el sitio de Internet de Microsoft Office.

A continuación se dará una breve explicación del funcionamiento de los formularios de la base de datos.

VENTANA DE INICIO

Ésta es la ventana de inicio desde la cual podrá acceder a los diferentes formularios, informes, planillas, etc. Los cuales pasaremos a describir a continuación. Para poder hacer más fácil esta ayuda, nos ubicaremos en la fase preliminar del comienzo de un proyecto; en este punto ya tenemos todos nuestros cálculos hechos entre otros cantidad de vehículos, tipo de vehículos, repuestos o inventario inicial, personal y horario de trabajo, es con éstos que iniciaremos nuestra base de datos.

Para elegir el idioma que deseemos haremos clic en poniéndose en el idioma que indique el botón, en este caso estaría en inglés. Es importante saber que antes de empezar a usarla ya nos hayamos puestos duchos con los ejemplos que se encuentran en la base de datos y ver como funcionan los filtros, informes y formularios. Luego de esto y antes de iniciar debemos borrar los datos que vienen ingresados en la base de datos. Para ello debemos seguir los siguientes pasos en este orden:

1) Borrar todas las órdenes de trabajo, desde "Órdenes de Trabajo".

2) Borrar las entradas de partes, desde "Entrada Partes". Para ello, primero seleccionaremos las partes sosteniendo la tecla "Mayúsculas" y con el ratón iremos seleccionando desde el margen derecho sobre la flechita negra todas las partes ingresadas. luego apretaremos la tecla "Borrar" de nuestro teclado y luego haremos clic en , repitiendo este procedimiento para las facturas restantes.

3) Borrar las partes a ordenar desde "Partes a Ordenar".

4) Borrar el horario, desde "Horario".

5) Borrar los vehículos, desde "Vehículos".

6) Borrar las partes, los mecánicos y los empleados. (ver "Entrada Partes") Ya podemos iniciar nuestra base de datos desde 0.

PARTES

Al hacer clic en Partes desde la ventana principal nos aparecerá la siguiente ventana

La primera vez ingresaremos la contraseña "delucchimdb" y se abrirá la ventana siguiente:

Este será el primer formulario que abriremos y en el que ingresaremos las partes o repuestos con los que inicialmente formaremos nuestro inventario. Lo haremos una única vez y luego podrá editarse o agregarse otras partes. Es importante que pongamos un código personal a las partes para agruparlas según nuestra conveniencia a la hora de requerir los informes pertinentes.

La contraseña podrá cambiarse haciendo clic en escribiremos la nueva contraseña y haciendo clic en aceptar la contraseña será cambiada, pero sólo para esa parte, por lo que si queremos cambiar la contraseña de todas las partes tendremos que hacerlo de a una o acudiendo a un experto en Access; por eso es muy importante estar seguros de la contraseña a usar al iniciar el inventario. Una vez ingresadas las partes saldremos del formulario volviendo a la ventana inicial. Si volvemos a entrar usando una contraseña errónea el formulario Partes se abrirá de la siguiente forma:

veremos un cartel que dice que la contraseña no existe y nos dará la opción de salir y eliminarla o continuar y crear una nueva, lo que haremos una vez que hayamos borrado todos los datos de ejemplo.

ENTRADA PARTES

A este formulario entraremos de la misma forma que en "Partes" con la misma contraseña, aquí ingresaremos las cantidades de las partes o repuestos con el que iniciaremos nuestro inventario. Lo primero que debemos hacer es doble clic en el campo empleado e ingresar un nuevo empleado y borar el que ya viene como ejemplo si aún no lo hemos hecho. Ya tenemos un inventario. Volvemos a la ventana principal.

MECÁNICOS

Sencillamente ingresaremos los datos requeridos como el nombre del mecánico y el código y volvemos a la ventana inicial.

VEHÍCULOS

Aquí ingresaremos los datos del vehículo y la foto si la tenemos haciendo clic en , la parte del horario la veremos a continuación. Es importante no dejar ninguno de los 3 primeros campos en blanco, si no deseamos ingresar datos bastará con poner un guión y es requerido ingresar un número o nombre de planta. Hecho esto volvemos nuevamente a la ventana principal.

HORARIO

Este formulario es quizás uno de los más importantes para el funcionamiento y veracidad de la base de datos.

Ingresaremos un modelo de vehículo (ver ejemplos), luego en "Horario de Trabajo" ingresaremos un nombre con el que queramos identificar este horario, ejemplo: "Horario Normal", luego la fecha desde y hasta cuando tendrá vigencia este horario. Cabe destacar que en todos los campo de ingreso de fechas al hacer click sobre este aparecerá este calendario:

donde podremos seleccionar la fecha deseada. Por último ingresaremos los horarios de trabajo y haremos clic en "Update". (ver ejemplos).Una vez hecho esto ya estamos en condición de iniciar todo el funcionamiento de la base de datos.

Estos horarios serán incluídos en cada vehículo luego de entrar en Vehículos y hacer clic en Update. Es posible que necesitemos por alguna razón, que un vehículo de un grupo trabaje en un horario distinto, para ello iremos a "Vehículos" e ingresaremos el horario en cuestión en ese vehículo en particular. Cabe destacar que cada vez que hagamos clic en "Update" en "Horario" los modelos de cada grupo tendrán el mismo horario por lo que primero debemos especificar el horario general y luego el particular de determinado vehículo en "Vehículos".

ÓRDENES DE TRABAJO

Básicamente este será el formulario que utilizaremos todo los días para el ingreso de los datos que surjan de nuestra actividad. Sólo haré una breve explicación de su uso ya que con los ejemplos ingresados es muy fácil aprender a usarlo. Al abrirlo se presentará la ventana tal como la vemos arriba, primero ingresaremos haciendo clic en sobre el campo "Planta #" el vehículo que está entrando al taller, luego el ó los mecánicos que atenderán al vehículo y la hora de entrada al taller, la hora debe ingresarse en este formato:"0500pm" para las "05:00PM" la hora de reporte es la hora en la cual el vehículo se averió. La foto y el número de orden de trabajo se ingresarán automáticamente, ésta última puede ser modificada y a cada nueva orden de trabajo generará un número igual al último más uno. Los demás campos se llenarán de forma normal y no presentan dificultad. Es importante colocar la cantidad de mecánicos que trabajaron en la orden al igual que el valor de la hora/hombre, de no hacerlo más tarde nuestro informes darán errores o no serán fidedignos.

Una vez que hayamos completado la orden de trabajo inclusive habiendo ya ingresado las partes, nos permitirá cerrar la orden, la cual ya podrá ser impresa.

Cuando un vehículo no necesita partes para su reparación igualmente ingresaremos una parte ya convenida como en los ejemplos. (ver parte "***"). No podremos ingresar partes cuyo stock está en 0 o por debajo de la cantidad a ingresar.

Para ingresar la parte convenida como "No se usaron partes", lo haremos como cualquier otra pero en cantidad borraremos el 0 y lo dejaremos en blanco. (ver ejemplos).

Desde este formulario también accederemos a diferente y variada información, como el estado de los servicios realizados a los vehículos, al formulario de fotos de accidentes, etc. Haciendo doble clic sobre el campo Planta # accederemos al último servicio realizado al vehículo que esté indicado en este campo. Cuando realicemos un servicio debemos poner el tilde a "Programado" y "Servicios", únicamente de esta forma aparecerá la Orden de Trabajo ( O T Nro) en los informes inherentes a los mismos.

La disponibilidad de los vehículos está calculada según el horario de trabajo de los mismos, por lo que si el horario de trabajo es de por ejemplo de 08:00AM a 03:00PM las horas comprendidas en este horario serán contadas como horas perdidas de trabajo, siempre que éstas no sean por causa de Accidente, .Programadas o Servicio, las horas que se encuentren fuera de este horario no serán tomadas en cuenta para el cálculo.

FOTOS ACCIDENTES

Este formulario nos permitirá introducir las fotos de los accidentes y poder documentarlos de una forma más práctica.

Para ingresar la foto haremos clic en y buscaremos la foto que deseemos ingresar en nuestro disco duro.

Si hacemos clic en nos mostrará un informe de todos los accidentes que hayamos registrado hasta la fecha.

Si hacemos clic en nos mostrará un informe solamente del registro en el que nos encontremos.

INFORMES

Desde aquí accederemos a todos los informes, estadísticas y gráficos que nos brinda la base de datos. Al hacer clic en algunos de los botones aparecerá una ventana en donde podremos seleccionar o filtrar los datos que queramos ver en el informe. Desde la vista del informe también accederemos pulsando el botón derecho del ratón a un menú que nos permitirá realizar diversas acciones, como imprimir, configurar la página, los bordes, seleccionar impresoras, imprimir, etc.

CONTACTOS

Es un formulario simple y nos permitirá almacenar datos de utilidad; desde este formulario crearemos la lista telefónica que se ve desde la ventana principal.

FOTOS DEL PROYECTO

Funciona de la misma forma que el formulario "Fotos de Accidentes".

CALCULADOR

Útil para nuestros cálculos, la acción copiar y pegar nos permitirá almacenar datos en memoria, los que estarán disponibles desde dentro y fuera de la base de datos.

CÓDIGOS EN DESUSO

A este formulario se accede desde "Partes" haciendo clic en y lo utilizaremos para anotar los cambios en números de partes o equivalentes. Desde aquí se generará la lista que se ve desde la ventana principal.

ÍCONOS Y BOTONES

Minimiza la base de datos en el área de notificación de Windows.

Despliega la lista de dónde podremos seleccionar un valor.

ó Elimina el registro.

Se abre la ventana del buscador de Access.

Cierra el formulario actual.

Ícono de la base de datos.

Cierra la base de datos.

Esta ayuda.

REGISTRACIÓN

Al hacer clic en Registración se abrirá la ventana de registración.

Para registrar esta base de datos es necesario enviar por Email o telefónicamente los datos que aparecerán al abrir este formulario: Nombre de equipo y Programa Nro. A vuelta de correo tendrá su Registro el cual introducirá donde dice "Registro" y haciendo clic en "Registrar" su base de datos estará habilitada por tiempo ilimitado.

 

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